Het verleden, heden en de toekomst van de kantoortuin

Een kwart van de Nederlandse beroepsbevolking heeft een kantoorbaan. Een groot deel daarvan is werkzaam in een zogeheten kantoortuin. Dat is een ruim opgezette werkvloer, waar men met veel collega´s in één ruimte zit. Dat houdt in dat er veel sociale contacten mogelijk zijn, maar ook dat er veel omgevingsgeluiden zijn. De kantoortuin is daarom bepaald niet onomstreden, maar nieuwe kantoorpanden worden nog altijd zo ingericht. Hoe is dat zo gekomen, wat zijn de gevolgen en waar gaat de kantoortuin in de nabije toekomst naartoe? In dit artikel gaan we hier verder op in.

Open werkvloeren voor de kantoortuin

De indeling van een kantoor volgens wat we nu de kantoortuin noemen is niet zomaar uit de lucht komen vallen. Al in het begin van de 20e eeuw waren kantoorpanden die er uitzagen als enorme fabriekshallen, waar enkele tientallen tot soms honderden collega’s met elkaar samenwerkten. De indeling destijds was geïnspireerd op de wetenschappelijke bedrijfsvoering van Frederick Taylor. Hierin werd elke actie met een stopwatch bijgehouden om het werken zo efficiënt mogelijk te maken. Dit leidde uiteindelijk ook tot de lopende band in de Ford-fabrieken.

In het interbellum kwamen werkgevers er langzamerhand achter dat een gelukkige werknemer beter presteerde. Er kwamen bijvoorbeeld keukens voor de werknemers en meer licht. Dat was nog altijd geen daglicht.

In de jaren ‘50 en ‘60 werden in West-Duitsland veel kantoren ingedeeld volgens het Burolandschaft, de voorloper van de kantoortuin. De rasterindeling werd in de ban gedaan en werkplekken werden volgens organische en onregelmatige geometrische vormen geplaatst. Managers kwamen ook op de werkvloer terecht, met het doel dat dit tegen een strikte hiërarchie in zou gaan en dus zou democratiseren. Er was een indeling volgens werkgroepen en de volgorde van verwerking van documenten.

De volgende ontwikkeling was de Action Office, waarin tussen en langs de werkplekken halfhoge afscheidingswanden werden geplaatst. De indeling was nog volgens het principe van het Burolandschaft, maar de halfhoge wanden waren een reactie op het gebrek aan privacy day werd ervaren. Deze ontwikkeling tot meer privacy zette zich door in de zogeheten cubicles. Met de cubicles werd weer teruggevallen op een rasterindeling. Vooral in de VS leidde dit tot cubicle farms, waar op één werkvloer enkele honderden werknemers, gescheiden in kleine hokjes achter hun PC zaten te werken.

Nadelen van de kantoortuin

In de jaren ‘70 breekt het Burolandschaft ook door in Nederland en België. Een van de eerste en bekendste voorbeelden van de vroege kantoortuin is het hoofdkantoor van Centraal Beheer in Apeldoorn, uit 1972. De ontwikkeling van de kantoortuin verliep gestaag, ook omdat de klachten van het eerdere Burolandschaft ook hier weer terug kwamen: gebrek aan privacy en geluidsoverlast van pratende collega’s.

Eind jaren ‘90 werd wetenschappelijk vastgesteld dat de kantoortuin leidde tot meer stress, ziekteverzuim en mindere prestaties op het werk. Onderzoekers van de Universiteit van Calgary kwamen tot die conclusie na een onderzoek bij een bedrijf waar werknemers verhuisden van een traditioneel kantoor naar open kantoorruimtes. Het onderzoek wees uit dat het hier niet alleen ging om een negatieve waardering door de verhuizing: de negatieve beoordeling verbeterde na verloop van tijd niet.

Rond de eeuwwisseling was er de opkomst van het telewerken, zodat werknemers vanuit huis konden inloggen en hun werkzaamheden online uitvoeren. Grote werkgevers, zoals de techreuzen in het Amerikaanse Silicon Valley, merkten dat er elke dag veel werkplekken onbezet bleven. Als reactie hierop werd de kantoortuin in ere hersteld. Er was dan veel onderling contact mogelijk op de dagen dat men wel aanwezig was. Bovendien zou de de kantoortuin ook ruimte bieden aan veel creativiteit. In de moderne kantoortuin is geen sprake van vaste werkplekken, maar van flexplekken. Afdelingen zitten vaak nog wel bij elkaar, of hebben een bepaalde hoek van een vloer. Doordat er geen persoonlijke plekken meer waren konden werkgevers het aantal werkplekken beperken. Dit werd ook wel Het Nieuwe Werken genoemd.

De negatieve punten van de kantoortuin uit de jaren ‘70 en ‘80 zijn in de moderne kantoortuin echter nog altijd slepende kwesties. Zo wees onderzoek van het KRO-NCRV programma De Monitor uit. In februari 2020 maakten zij een aflevering over de negatieve effecten van de kantoortuin. Hierin werd onder andere geïllustreerd hoe afleiding door collega’s niet valt te voorkomen. Het vervelende is juist dat ‘betekenisvol geluid’, zoals flarden muziek of gesprekken van collega’s, voor veel meer afleiding zorgden dan willekeurig achtergrondrumoer. Dit zorgt er juist voor dat iedereen met een koptelefoon op zijn of haar werkplek zit, om een barrière op te bouwen. De effect van de betere sociale contacten vervalt hierdoor ook voor een aanzienlijk deel

Ook ziekteverzuim is nog steeds een belangrijk probleem bij de moderne kantoortuin. In dezelfde aflevering van De Monitor werd een onderzoek gepresenteerd, dat het programma onder 91 bedrijfsartsen had afgenomen. Hiervan zei 79% dat er minder ziekteverzuim zou zijn als mensen met minder collega’s in een ruimte zouden zitten. Een duidelijke meerderheid van 57% gaf verder aan vóór de afschaffing van de kantoortuin te zijn.

Ontwikkelingen

Het afgelopen decennium zijn met name Amerikaanse bedrijven al aan het innoveren hoe de kantoortuin aangepast kan worden naar de moderne tijd. Belangrijk uitgangspunt hierbij was dat mensen op verschillende momenten verschillende werkruimtes vragen: het ene moment een overlegruimte, het andere moment een ruimte om voor zich of haarzelf te werken. De indeling blijft hierdoor voornamelijk een open vloer. Er zijn echter enkele stiltecellen te vinden waar men zich in terug kan trekken om in stilte te werken of een een-op-eengesprek kan voeren. De stilteruimtes kunnen ook ruimer van opzet zijn. Zo heeft Facebook in hun kantoor in New York ruimte gemaakt voor een heuse ‘stiltebibliotheek’, waar werknemers los kunnen komen van het geklets in de open ruimtes.

Een andere ontwikkeling die voortvloeit uit de uiteenlopende ruimtes die een werkdag vraagt is de dynamische werkruimte. Dit houdt in dat ook de werkvloer makkelijk is aan te passen aan de verschillende activiteiten op een dag. De dynamische werkruimte kan in een oogwenk worden aangepast van een overlegruimte, tot een rustige ruimte die semi-privé is. Door verplaatsbare muren, lichte meubels en eenvoudig in te stellen verlichting en technologie wordt optimaal gebruik van de beperkte ruimte.

Dit valt enigszins samen met een stroming die Agile Workspace wordt genoemd. Het lijkt wat betreft flexibiliteit op Het Nieuwe Werken, maar is er juist op gericht dat mensen actief met elkaar samen kunnen werken. Hierdoor moet het dus uitnodigend zijn om naar de werkvloer te komen in plaats van vanuit huis te werken. De samenwerking in zogeheten scrum teams vereist dat mensen meerdere malen op een dag de koppen kort bij elkaar kunnen steken en dan weer verder gaan. Dit vereist bijvoorbeeld overlegruimtes met staande bartafels en een groot whiteboard.

Daarnaast is het ook gewoon voor de sfeer en de werkrelaties dat werknemers naar het kantoor blijven komen. Om die reden vallen tegenwoordig ook ruimtes te zien in kantoorpanden die tot voor kort alleen te vinden waren op plekken waar gastvrijheid een belangrijke rol speelde: comfortabele meubels, een bar of ‘bierkoelkast’, maar ook fitnessruimtes, restaurants of game-kamers.

De toekomst van de kantoorruimte

De open kantoorruimte is sinds het begin van de 20e eeuw nooit helemaal weggeweest. Tot nu toe is het ei van Columbus nog niet gevonden en blijft er een zoektocht gaande naar de perfecte combinatie van efficiënt werken en sociale (overleg-)momenten. De stiltecellen en -ruimtes die tegenwoordig op menige werkvloer te vinden zijn kunnen een oplossing vormen. Het is dan echter wel nodig dat er meer regelgeving voor komt, zodat werknemers genoeg mogelijkheden geboden krijgen om zich terug te kunnen trekken.